Zentrale Aufgabe der Ombudsstelle ist die vertrauliche Entgegennahme von Hinweisen auf Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien unserer Organisation bzw. unseres Unternehmens. Die Ombudsstelle ist selbstständige und unabhängiges tätig und unterliegt keiner Auskunftspflicht gegenüber unserem Unternehmen oder Dritten.
Häufig gestellte Fragen
Ja, die Ombudsstelle ist eine unabhängige Stelle und wird keine internen Untersuchungen für unser Unternehmen leiten bzw. durchführen und im Rahmen ihrer Tätigkeit keinerlei Weisungen unseres Unternehmens erhalten oder annehmen.
Das Team, das unter der angegebenen Webseite, Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse erreichbar ist, besteht aus gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichteten Mitarbeitern der O.P.P-Compliance GmbH mit Sitz in Wels.
Die Mitarbeiter der Ombudsstelle unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht, somit sind die Vertraulichkeit die Inhalte der Kommunikation zwischen HinweisgeberIn und der Ombudsstelle gewährleistet. Es ist möglich, die Ombudsstelle anonym zu kontaktieren bzw. Hinweise durch diese anonym an unser Unternehmen übermitteln zu lassen.
Die Zusammenarbeit sowie die Führung und Förderung von MitarbeiterInnen ist in unseren internen Richtlinien und Vorgaben geregelt. Bei Unstimmigkeiten oder Problemen können und sollen sich alle MitarbeiterInnen bevorzugt direkt an die Vorgesetzten oder die nächsthöheren Vorgesetzten sowie den Betriebsrat wenden.
Es gibt jedoch Situationen (wie z.B.: Betrug, Veruntreuung, Bestechung), in denen MitarbeiterInnen diesen allgemein gültigen Beschwerdeweg nicht einschlagen möchten. In diesen Fällen kann sich die MitarbeiterIn alternativ an die Ombudsstelle wenden.
Nein, die Kontaktaufnahme mit der Ombudsstelle ist freiwillig.
Grundsätzlich gelten für alle MitarbeiterInnen die arbeitsvertraglichen Pflichten und die Regelungen und Richtlinien des Unternehmens. Die Ombudsstelle stellt lediglich eine zusätzliche Kontaktstelle zur Meldung von Verstößen dar.
Zuerst sollten Sie prüfen, ob sie Ihren Hinweis über die Ombudsstelle geben können. Ein Hinweis sollte erst dann an eine externe Stelle gegeben werden, wenn die Behandlung des Hinweises im internen Hinweisgebersystem nicht möglich oder dieser nicht zumutbar ist oder sich ein derartiger Hinweis als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.
Als externe Stelle steht Ihnen die Meldestelle des Bundesamtes zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) zur Verfügung. https://www.bkms-system.net/BAK
Nein, die Ombudsstelle agiert als neutrale Person zwischen dem Unternehmen und der MitarbeiterIn. Mit der Kontaktaufnahme der HinweisgeberIn entsteht kein Mandatsverhältnis.
Die Einschaltung der Ombudsstelle ist für alle MitarbeiterInnen kostenfrei.
Ja, die Ombudsstelle kann auch während der Arbeitszeit kontaktiert werden. Diese ist telefonisch werktags in der Zeit von 8:00 bis 20:00 Uhr erreichbar.
Sollte die Ombudsstelle zu den angegebenen Zeiten nicht erreichbar sein, so hat die AnruferIn die Möglichkeit, ihren Namen bzw. seine Telefonnummer auf der Mobilbox zu hinterlassen. Die Ombudsstelle wird sich daraufhin umgehend bei der AnruferIn melden.
Selbstverständlich kann das Anliegen auch jederzeit über die Webseite www.meinhinweis.at/hinweis-geben/ eingebracht werden
Der Hinweis wird im Regelfall durch eine Mitarbeiter der Ombudsstelle analysiert und in zusammengefasster Form anonymisiert an die Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens bzw. Unternehmensbereichs weitergeleitet. Zur internen Prüfung wird die Geschäftsführung nur Personen involvieren, die zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich sind. Im Rahmen der Prüfung wird der eingegangene Hinweis überprüft, indem beispielsweise Unternehmensdaten ausgewertet oder beschuldigte Personen befragt werden. Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle (soweit der Hinweisgeber diese Möglichkeit einräumt) an den Hinweisgeber wenden.
Bei einem namentlichen Hinweis wird die Ombudsstelle die Identität der HinweisgeberIn nur dann gegenüber dem Unternehmen offenlegen, wenn dies die HinweisgeberIn ausdrücklich möchte. In allen anderen Fällen wird die Identität der HinweisgeberIn vertraulich behandelt.
Die Daten werden sowohl bei der Ombudsstelle als auch im Unternehmen geschützt und datenschutzgerecht verarbeitet. Unbeteiligte Dritte haben keinen Zugriff auf die übermittelten Daten. Nach Fallabschluss werden alle personenbezogenen Daten gelöscht bzw. vernichtet.
Hinweise, die eine Geschäftsführung betreffen, werden an die Eigentümervertreter weitergeleitet.
Ja, der allgemeingültige und bevorzugte Beschwerdeweg steht selbstverständlich jeder MitarbeiterIn weiterhin offen.
Falls die HinweisgeberIn ihren Verdacht in gutem Glauben abgegeben hat, sind keine negativen Konsequenzen zu befürchten. Bei vorsätzlichen Falschmeldungen, z. B.: Verleumdung, können ggf. rechtliche Schritte gegen die HinweisgeberIn eingeleitet werden.
Ja, die Ombudsstelle wird neue Informationen zum Hinweis hinzufügen und diesen weiterleiten.
Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle, soweit Kontaktdaten bekannt gegeben wurden, an die HinweisgeberIn wenden.
Das HinweisgeberInnen System schützt Sie rechtlich, technisch und organisatorisch, wenn Sie anonym bleiben möchten.
Um Ihre Sicherheit weiter zu erhöhen, berücksichtigen Sie bitte folgende Punkte:
- Wenn Sie anonym bleiben möchten, geben Sie keine persönlichen Daten, wie zum Beispiel Ihren Namen oder Ihr Verhältnis zu den Beteiligten an. Geben Sie auch keine Daten an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
- Achten Sie auf eine sichere Internetverbindung, dargestellt durch das Schloss-Symbol neben der Adresszeile.
- Gehen Sie nach Möglichkeit direkt auf den meinhinweis.at-Server, indem Sie von der Einführungsseite aus ein Lesezeichen setzen und dieses nutzen oder den Link https://meinhinweis.at/hinweis-geben/ aufrufen.
- Nutzen Sie nach Möglichkeit kein technisches Gerät wie PC, Laptop oder Smartphone oder Telefon, das von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Insbesondere eine Intranetverbindung, dh. eine Netzwerkverbindung aus dem Unternehmensnetzwerk oder WLAN kann Ihre Anonymität gefährden.
- Verwenden Sie eine private E-Mail-Adresse, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail abgeben wollen.
- Bei einer telefonischen Meldung von Ihrem Mobiltelefon wählen Sie #31# +43 7242 306677 DW 800, dadurch wird ihre eigene Rufnummer unterdrückt und nicht angezeigt.
Dies ist von Hinweis zu Hinweis unterschiedlich und kann nicht pauschal angegeben werden. Bei andauernden Untersuchungen erhält die Hinweisgeber:in eine Zwischenmeldung und nach Abschluss der Untersuchungen eine Benachrichtigung, sofern der Hinweis nicht anonym erfolgte.
Die Hinweisgeber:in kann die Ombudsstelle jederzeit, auch anonym, unter Angabe des Unternehmens, Datum und Inhalt der Meldung, sowie Nennung des im Onlineformular selbst vergebenen, Auskunftskennwortes, kontaktieren und einen Status erfragen.
Sie erreichen die Ombudsstelle meinhinweis.at:
- Telefonisch werktags von 08:00 – 20:00 Uhr
- Rufnummer: +43 7242 306677 DW 800
- Rufnummer mit Unterdrückung ihrer eigenen Mobiltelefonnummer: #31# +43 7242 306677 DW 800
- Über das Online Meldeformular meinhinweis.at/hinweis-geben/
- Ihre E-Mail richten Sie an hinweis@meinhinweis.at